Seit dem 14. November ist Office Manager DMS 18.0 erhältlich. Das Uprade bietet neue Funktionen in den Bereichen DSGVO, GoBD und Blockchain-Revision und punktet zudem mit einer verbesserten Benutzeroberfläche.
DSGVO-konformes Löschkonzept und zusätzliche Revisionssicherheit
In der im Mai 2018 in Kraft getretenen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) wurden gravierende Neuerungen in den Anforderungen an den Schutz personenbezogener Daten vorgenommen. Die neue Office Manager DMS Version 18.0 unterstützt den Anwender bei der Erfüllung der neuen rechtlichen Vorgaben, die sowohl der DSGVO als auch den GoDB entsprechen. Office Manager DMS 18.0 ermöglicht nun unter anderem die Definition von Aufbewahrungsfristen und das Löschen von Dokumenten nach dem Ablauf der Aufbewahrungsfrist.
Dokumente und personenbezogene Daten endgültig und nachweisbar löschen
Laut Artikel 17 der DSGVO dürfen personenbezogene Daten in der Regel nicht mehr unbefristet elektronisch gespeichert werden, sondern müssen nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist gelöscht werden. Im Office Manager Version 18.0 können Anwender jeder Dokumentkategorie eine Aufbewahrungsfrist zuordnen. Für wichtige und nicht definierte Dokumentkategorien gelten Mindestfristen. Nach dem Ablauf der Frist lassen sich Dokumente aus dem Archiv löschen und gleichzeitig das Löschdatum von einem Internet-Zeitserver bestätigen, um Manipulationen zu vermeiden. Im DMS kann nun auch ein Datenschutzbeauftragter festgelegt werden. Diese Information wird künftig bei allen datenschutzrelevanten Dialogen eingeblendet.
Ebenfalls optimiert wurden die Lösch-Funktionen: Das Entfernen von Dokumentversionen ist fortan nur dann zulässig, wenn auch das Hauptdokument endgültig gelöscht werden darf. Und Dateien, die von mehreren Datensätzen verlinkt sind, werden nun besser geschützt. Bei abgelehnten oder gescheiterten Löschversuchen in Skripten wird künftig eine Meldung ausgegeben.
Neben den Lösch-Funktionen wurde auch der GoBD Modus mit dem Ausbau der Revisionssicherheit überarbeitet: Nachträgliche Änderungen an relevanten Dokumentattributen werden nicht länger nur protokolliert, sondern ab sofort auch während einer Dokumentenrevision aufgelistet. Der Anwender wird vor einer Änderung darauf hingewiesen.
Ein neues Feature der Office Manager Version 18.0 ist die Integration der Documentchain. Neben den GoBD Funktionen erlaubt Office Manager 18.0 das Speichern von Dokumentinformationen in einer öffentlichen Blockchain und sorgt dadurch für eine verbesserte Bestätigung der Revisionssicherheit wichtiger Beläge und Verträge. Somit können Nutzer zu einem späteren Zeitpunkt nachweisen, dass Dokumente zum angegebenen Zeitpunkt vorhanden waren und seitdem unverändert sind.
Modernisierte Benutzeroberfläche und neuer PDF Viewer
Auch die Benutzeroberfläche vom Office Manager 18.0 wurde umfassend überarbeitet. Anwender können nach Belieben zwischen unterschiedlichen Stilen auswählen und Farb- bzw. Textgestaltung individuell an die eigenen Bedürfnisse anpassen. Deutlich optimiert wurde auch die PDF-Vorschau: Dokumente werden nun unter der Verwendung mehrerer Prozesse geladen. Beim zwischenzeitlichen Wechsel des Datensatzes wird der Ladevorgang abgebrochen. Mit Hilfe der Standardtasten oder des Mausrads lässt sich noch bequemer durch die Dokumentseiten blättern. Die Anpassungen betreffen auch den neuen Fujitsu ScanSnap iX1500 mit der Treiber-Software ScanSnap Home.
